Ik hoorde laatst iemand zeggen: “Inkoop moeilijk? Ben je gek. Je wijst toch wat aan en dat koop je dan gewoon.”
Echter een inkoper van een retail, -of franchiseorganisatie kan zijn of haar geld maar één keer uitgeven en er is maar één kans om er een succes van te maken. Daarom is het van groot belang wat u aanwijst en inkoopt. Voordat het koopmoment aanbreekt dient u een goede voorbereiding te treffen. Daarnaast is er ook nog van alles te regelen na de aankoop. Een uitgekiende inkoop is van grote strategische waarde.
Begin met een gedegen inkoopplan
In een inkoopplan komen onder andere de volgende onderwerpen aan de orde:
- Wat moet ik kopen? Zorg ervoor dat u een helder beeld heeft van hetgeen u wilt inkopen. Doe vooronderzoek. Verken de markt, praat met professionals, volg de trends en toets of de ingekochte producten een succes kunnen worden. Kortom, bepaal de commerciële waarde van de producten. Daarnaast zullen de gekochte producten moeten passen bij de uitstraling en de filosofie van uw bedrijf. Lukraak artikelen aanbieden zorgt voor veel ver-warring bij de consument.
- Hoeveel kan ik kopen? Zoals reeds aangegeven kunt u het geld maar één keer uitgeven. Een weloverwogen inkoop begint met een inkoopbudget dat gebaseerd is op realistische omzetverwachtingen.
- Waar koop ik het? Vaak is er een groot aanbod van leveranciers in binnen, -en buitenland. Zet de voor, -en nadelen op een rij van het inkopen in Nederland of daar buiten. Let in het buitenland ook op de lokale geldende regelgeving, cultuur en taalbarrière. Dit kan soms voor de nodige verwarring zorgen.
- Bij wie koop ik het? Voordat u de keuze maakt voor een bepaalde leverancier is het van belang om te checken of deze betrouwbaar is en financieel draagkrachtig. Praat met anderen en laat een specialist inzicht geven in de financiële situatie. Probeer geen hap snap beleid toe te passen door van de ene naar de andere leverancier te hoppen. Is daar toch een reden voor confronteer de huidige leverancier dan daarmee en bespreek de mogelijke consequenties.
- Waarom koop ik het bij hem of haar? Naast het feit dat de leverancier betrouwbaar en gezond moet zijn moet er ook een sprake zijn van een wederzijdse klik. Dit zorgt voor een vruchtbare langdurige samenwerking met wederzijds voordeel. Mogelijke problemen kunnen hierdoor beter worden opgelost.
- Schep duidelijkheid en leg dingen vast. Maak duidelijke afspraken. Ik kom nog te vaak tegen dat onder het mom: “We vinden elkaar toch aardig” te weinig op papier wordt gezet. Dit gaat een keer mis. Daarnaast is het vastleggen van gegevens ook van groot belang voor data entry, documenten etc. Ik werk zelf met een zeer uitgebreide inkoopchecklist waarbij ik niets aan het toeval overlaat. Deze lijst vormt de basis voor het opmaken van de contracten en afspraken. Er wordt gekeken naar elementen als: kwaliteit, productie, minimale afnames, levertijd, betaling, garanties, prijsafspraken, exclusiviteit, productinformatie, ondersteunend verkoopmateriaal en nog veel meer.
- Wederzijdse versterking. Wanneer een samenwerking goed verloopt en de leveranciersperformance op peil blijft onstaat er een situatie waarbij beide partijen het belang van de samenwerking inzien en beide partijen iets toevoegen aan het commerciële proces. Denk bijvoorbeeld aan een pro-actieve houding, meedenken bij productontwikkeling, verantwoordelijkheid nemen en samen een commitment aangaan. Samenwerken wordt dan 1+1=3!
Het natraject
Nadat de koop is gesloten is er nog een heel natraject te volgen voordat de producten in de schappen liggen. Er zijn tal van activiteiten die verricht moeten worden. Denk hierbij aan:
- Kwaliteitsrapportage: de producten dienen van deugdelijke kwaliteit te zijn. De leverancier zal dit moeten aantonen.
- Logistiek: het vervoer van de leverancier naar de klant zal goed moeten worden geregeld. Of de levering nu plaats vindt met de vrachtwagen, boot of trein, de goederen moeten volgens afspraak worden aangeleverd. Dit betekent dat de papieren goed voor elkaar moeten zijn en dat er geen vertraging optreedt. De inkoop dient voortdurend op de hoogte te zijn van de status van de levering.
- Magazijn: bij aflevering van de goederen zullen de goederen aangemeld moeten worden en op locatie worden gezet. Hier speelt de de inkoper een rol door bijvoorbeeld de goede productinformatie aan te bieden aan het magazijn.
- Betaling: op basis van het door de inkoper opgemaakte contract dienen de betalingen plaats te vinden. Wanneer er sprake is van te late levering kan deze ingrijpen en eventuele betalingen blokkeren tot er een oplossing is gevonden.
- Data entry: de inkoper is verantwoordelijk voor het aanleveren van een volledige productomschrijving zodat alle relevante gegevens in het systeem kunnen worden verwerkt. Uiteraard geldt dit ook voor de opgemaakte inkoopcontracten.
- Inzet marketing instrumenten: omdat de inkoper een omzetverwachting heeft aangegeven is hij of zij verantwoordelijk voor het realiseren van die omzet. De inkoper is de stuwende factor met betrekking tot de inzet van de juiste marketing mix om deze omzet te garanderen. Hierbij heeft de inkoper een coördinerende rol in overleg met de betreffende afdelingen en specialisten.
- Mogelijke producttrainingen: omdat de inkoper expert is in het gekochte product kan hij of zij ervoor zorgen dat er producttrainingen volgen voor de afdeling verkoop. De inkoper kan zelf de kennis delen of gebruik maken van de inzet van specialisten van de leverancier.
Een kind kan de was doen?
Misschien toch niet. Een goed strategisch opgezette inkoop is bepalend voor het succes van uw onderneming en heeft veel invloed op diverse onderdelen van de bedrijfsvoering. Het is het fundament van uw bedrijf.
Contact
Meer weten over dit onderwerp of gewoon eens sparren? Laat het me weten!
Dhr. Nico van Loo, senior partner Franchising Etc.
T: +31 (0)74-2426465
M: +31 (0)6-33763360
E: n.vanloo@franchisingetc.com
Over Franchising Etc.
Franchising Etc. is een samenwerkend ondernemersverband gespecialiseerd in het werven en pré-selecteren van
(Master-)franchisenemers voor formules. Daarnaast biedt het bedrijf, in collegiale samenwerking, franchise-gespecialiseerde diensten aan. De bij Franchising Etc. aangesloten partners zijn zelfstandige ondernemers die allen ruime ervaring hebben met het businessmodel franchise. Sommige partners zijn retail-/franchise consultant, anderen zijn specialist op het gebied van (online) recruitment of actief als franchise-gespecialiseerd jurist.
Binnen het samenwerkingsverband kunnen de partners gebruik maken van de formule database, de kandidatenbank, de naamsbekendheid én het wervend vermogen van de community FranchiseFormules.NL.
Ook partner worden? Meer informatie via de website van Franchising Etc.
')}